各學院、各研究院：

研究生個人檔案是研究生在學期間學習和品行的重要記錄，管理研究生在學期間檔案是研究生教育的重要組成部分，為使我校研究生檔案管理更加規(guī)范，近期將對2023級研究生新生檔案開展復查工作，具體安排如下：

一、時間安排：

2023年9月21日-28日

二、工作內(nèi)容：

1.核查新生入學前檔案各類資料情況：學院按每生一份提前打印好檔案材料目錄表（見附件1）帶到核查現(xiàn)場并做好登記。新生原有檔案目錄要放進整理后的檔案袋內(nèi)，核查后的新目錄要粘貼在檔案袋上。

2.若新生為團員、積極分子、發(fā)展對象、預備黨員，則提取團籍、黨籍等材料帶回學院。若新生為正式黨員，則確認材料無誤后放回學籍檔案；如學院考慮到自身工作需要，將正式黨員材料一并拿回學院，請領取材料時告知管理辦工作人員。

3.自2023級新生檔案整理，即將錄取登記表一并放入學生檔案。

4.學院自行審查并登記學生無犯罪記錄情況。

5.清點未到檔新生名單，并填寫《XX學院新生檔案整理情況明細》（見附件2）。核查結(jié)束后將該表交回各校區(qū)管理辦（如學生檔案材料中只有黨員材料，視為缺檔）。

6.各學院負責跟進檔案催收工作，通知缺檔學生于9月22日之前將檔案調(diào)入學校。

三、注意事項：

1.各學院研究生輔導員帶隊到場核查，統(tǒng)籌安排各項工作。

2.學生不能接觸本人檔案，查閱檔案時必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，禁止對檔案材料拍照、復印，嚴禁泄露檔案信息。嚴禁私自涂改、圈劃、調(diào)換檔案材料等。

3.各學院于9月15日17:30前將2023級新生名單（見附件4）發(fā)送至指定郵箱并致電研究生院管理辦預約復查檔案時間。

研究生院

9月8日